Tổ chức Sự kiện

Hướng dẫn chi tiết bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Đầu tiên, bạn cần xác định mục đích cũng như mục tiêu tổ chức sự kiện của mình là gì. Là để quảng bá hình ảnh công ty, hay đó là buổi ra mắt sản phẩm mới. Hay đơn giản, đó chỉ là một sư kiện nhỏ nhằm kết nối giữa nhân viên với lãnh đạo?

Xem thêm: Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Chi Tiết Chuyên Nghiệp Cho Doanh Nghiệp

Từ mục đích tổ chức, bạn sẽ xác định được quy mô của sự kiện. Số lượng khách mời nhiều hay ít, cần bao nhiêu phóng viên, quảng bá rộng rãi như thế nào. Và mục tiêu mà bạn muốn đạt được khi sự kiện được tổ chức là gì? Đó là điều đầu tiên bạn phải xác nhận khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện.

XÁC ĐỊNH ĐỐI TƯỢNG THAM DỰ SỰ KIỆN

Từ mục tiêu đã được đề ra, bạn hãy xác định đối tượng tham gia sự kiện trên dữ liệu đã có. Khâu này rất quan trọng nhằm xác định đúng mục tiêu đã đề ra. Khoanh vùng đối tượng được mời và loại bỏ những nhân tố không cần thiết. Bước này giúp bạn xác định rõ ràng hơn mục tiêu của việc tổ chức sự kiện.

XÁC ĐỊNH THÔNG ĐIỆP CỦA SỰ KIỆN

Mỗi sự kiện được tổ chức đều có những thông điệp riêng muốn gửi tới khách hàng. Thông điệp của sự kiện chính là nội dung mà bạn muốn giới thiệu tại buổi lễ. Thông điệp sâu sắc sẽ tạo điểm nhấn sâu sắc cho sự kiện, đem lại sự hài lòng cho khách hàng.

Bởi vậy, thông điệp của sự kiện cần ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn hàm chứa đầy đủ thông tin. Đây cũng là yếu tố tiên quyết trong sự kiện mà người tổ chức cần đảm bảo.

 XÁC ĐINH THỜI GIAN VÀ ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Xác đinh thời gian và địa điểm là bước quan trọng không thể thiếu khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Sau khi đã đi qua 3 bước đầu, bạn cần đưa ra một khung thời gian nhất định để sự kiện diễn ra thành công. Cần bao nhiêu thời gian từ lúc chuẩn bị đến khi sự kiện diễn ra? Với đối tượng khách mời như vậy, tổ chức vào thời điểm nào thu hút được đông đảo họ tham gia?

Cùng với đó, việc lựa chọn địa điểm tổ chức cũng góp phần không nhỏ vào thành công của sự kiện. Địa điểm được chọn phải đạt yêu cầu về giao thông thuận tiện, xanh, sạch, thoáng. Dựa vào dự báo thời tiết mà quyết định địa điểm ngoài trời hay trong nhà. Bên cạnh đó, địa điểm cần phù hợp với đối tượng tham dự và mục đích của sự kiện.

LẬP KẾ HOẠCH CHI TIẾT CHO CHƯƠNG TRÌNH SỰ HIỆN

Một chương trình sự kiện chi tiết được lập ra giúp sự kiện tổ chức thành công. Kế hoach càng chi tiết, mức độ thành công càng cao. Để có được một chương trình hoàn hảo, bạn nên nhà sự hỗ trợ của các dịch vụ tổ chức sự kiện. Họ sẽ lập cho bạn một bản thảo chi tiết những gì cần làm và giảm thiểu tối đa rủi ro xảy ra trong sự kiện.

Chương trình sự kiện cần chuẩn bị những gì? Thiết kế ra sao? Lên ý tưởng như thế nào? Lực lượng hỗ trợ?… Tất cả những điều này để phục vụ cho việc truyền đạt thông điệp của doanh nghiệp đến đối tượng đã được xác định trước đó.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Back To Top