Tổ chức Sự kiện

Tổng quan về bước cơ bản trong quy trình tổ chức sự kiện

Những sự kiện đáng nhớ không thể tự dưng xảy ra. Việc lên kế hoạch và xây dựng quy trình tổ chức sự kiện đều cần nỗ lực trong một khoảng thời gian nhất định. Cho dù đó là một hội nghị, hội thảo hay một ngày tri ân khách hàng, và dù bạn có ba tuần để lên kế hoạch hoặc cả năm, sự thành công phụ thuộc vào chính các chi tiết nhỏ của sự kiện.

Xem thêm: Hướng Dẫn Chi Tiết Bước Lập Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện

Quy trình tổ chức sự kiện

Dưới đây là 10 bước bạn cần thực hiện trước khi tổ chức sự kiện. Tuy đây là 10 bước tổng quát bạn cần phải thực hiện khi lên kế hoạch xây dựng quy trình tổ chức sự kiện cơ bản. Tùy thuộc vào loại sự kiện bạn cần làm, ngân sách, người tham gia, bạn cần bổ sung hoặc điều chỉnh các chi tiết sao cho phù hợp.

Thiết lập mục tiêu của sự kiện

Bước đầu tiên là thiết lập mục tiêu hữu hình, cụ thể (ví dụ: Tại sao bạn tổ chức sự kiện này và bạn mong muốn đạt được điều gì sau sự kiện?)

Thành lập đội ngũ và xây dựng quy trình tổ chức sự kiện

Bất kỳ sự kiện nào cũng đòi hỏi nỗ lực của nhóm phối hợp để xử lý tất cả các chi tiết trong sự kiện. Xem xét việc xác định một người quản lý sự kiện chính (Event Manager) để điều hành việc:

  • Quản lý địa điểm
  • Diễn giả
  • Các tiết mục giải trí
  • Quảng cáo
  • Nhà tài trợ
  • Quản lý tình nguyện viên

    Lên lịch về thời gian

    Việc lên ngày cụ thể có thể được set up trước cho một sự kiện định kỳ, nhưng nếu đây là một sự kiện mới, hãy xem xét những điều sau đây:

    • Cho mình đủ thời gian. Lý tưởng nhất, bạn nên có 4-6 tháng để lên kế hoạch (tùy thuộc vào bản chất của sự kiện của bạn)
    • Hãy tìm hiểu các ngày lễ theo luật định và tôn giáo
    • Tránh các khoảng thời gian nghỉ học (ví dụ: kỳ nghỉ đông, xuân và hè)
    • Kiểm tra ngày tháng với những người tham gia chính – ví dụ: diễn giả, diễn giả, khách VIP, v.v.

    Quảng cáo sự kiện

    Nếu bạn muốn sự kiện của mình nổi bật, bạn cần chọn một chủ đề kịp thời và hấp dẫn để có thể cạnh tranh với đối thủ. Điều này có nghĩa rằng bạn cần phải chọn một chủ đề thu hút được và cần có 1 cái tên thật sự ấn tượng. Vì cái tên có thể là một chú ý quan trọng, đặc biệt là trên các phương tiện truyền thông.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Back To Top